文献管理软件Endnote使用教程及常见问题解答

目录

1 使用Endnote管理文献

1.1创建Endnote本地数据库

1.2界面介绍

1.3使用Endnote导入文献

1.4 文献管理

2 科技论文写作中Endnote常见问题解答

2.1为何word中找不到Endnote版块？

2.2如何能在Endnote中快速插入文献？

2.3如何在正文中修改插入的参考文献的形式？

2.4如何批量修改参考文献的格式？

2.5按要求插入参考文献后发现依然有格式错误怎么办？

2.6怎么修改格式都存在问题怎么办？

2.7如何删除已引用的参考文献？

2.8如何移除 EndNote 标记

2.9插入参考文献时，本该显示为[1],但显示了{Zhao，2017，#253}，解决方法?

2.10参考文献的序号没有中括号出现

2.11参考文献不缩进

2.12Endnote怎么插入网址类的参考文献?

科技论文写作的最后一部分就是参考文献，引用的文献正确与否，一方面，从一定程度上反映了作者的学术态度，而另一方面，编辑和审稿人也喜欢从这部分挑刺儿。

目前参考文献管理软件有多种，EndNote是Thomson Reuters 公司开发的SCI 数据库采用的官方软件，也是最受科研工作者青睐的参考文献管理软件。Endnote 数据库是存放和编辑参考文献题录（及原文等附件）的地方。EndNote的功能十分强大，支持近4000种国际期刊的参考文献格式，拥有几百种写作模板，可在word中快速插入参考文献。除此之外，EndNote 还可以轻松管理成千上万条参考文献，对所有文献进行快速分类保存、查看和引用。因此，今天小编重点介绍下Endnote的主要功能以及在科技论文写作过程中可能出现的问题，希望能帮助到同在科研一线奋斗的小伙伴们。

一.使用Endnote管理文献

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1.创建 EndNote 本地数据库

打开EndNote X8 软件——选择File下拉菜单——选择New

此时会跳出New Reference Library窗口——选择保存位置，单击保存即创建一个EndNote 本地数据库，文件名为“My EndNote Library”，可对“MyEndNote Library”进行重命名

      再次进入该数据库：

单击File——Open——Open Library——选择“MyEndNote Library”

2 界面介绍

主界面主要由工具栏、导航、参考文献题录列表和参考文献详情四个模块组成，其中参考文献详情模块里又分为题录编辑、格式展示和附件三个子模块。

图片出处：一文掌握 Endnote 核心功能使用方法… – 知乎 (zhihu.com)

3. 使用EndNote导入文献

使用EndNote 导入文献的主要方式有四种：

方法一：使用网上数据库导入

几乎所有的文献都可以从数据库直接导入。例如从谷歌镜像网站、百度学术网站、Web of Science等

搜索该文章——选择引用——导入链接选择Endnote——下载好后用Endnote打开

方法二：使用PDF 直接导入

适用于已保存在电脑中的本地文件。

点击File ——Import——File——导入PDF 文件或含PDF 文件的文件夹。

但是，对于较早文献的 PDF 全文，Endnote 可能无法从 PDF 上自动抓取题录信息。因此，还是需要单独再导入文献题录的。

对于 Endnote 数据库包含 PDF 的文献题录，在题录列表中会以一个回形针的符号标记。同时，可以使用 Endnote 自带的 PDF 阅读器进行阅读。

方法三：使用Endnote在线检索导入

以Web of Science为例：

在工具栏中选择Tools——Online Search——PubMed进行在线检索——输入关键词、作者、年份等搜索条件——点击Search即可。

方法四：手动输入（较麻烦）

这主要针对少数无法直接从网上下载的参考文献的情况。

在EndNoteX8 窗口中点击Reference——New reference，即弹出一个窗口——窗口的左上角点击Reference type下拉菜单（默认是Journal Artical类型）——根据需要选择参考文献类型，逐一输入参考文献内容，即可建立一条参考文献。

4.文献管理

EndNote 对文献的管理主要包括以下几个方面：

功能一：对文献进行阅读、排序、查重

点击参考文献后在EndNote 右侧有一预览窗口，通过此窗口可以看到参考文献的标题作者杂志等信息。在主界面上直接点击字段名称可按降序或升序排列，如点击“Year”，即可按年份进行排序。通过排序即可很快找到重复参考文献，对于重复的参考文献可进行批量删除。

注：第一列灰色小圆点可以用来标记此参考文献是否阅读。

功能二：对文献进行分组、编辑

在EndNote 主界面的左侧有“My Groups”，可对参考文献进行分组，从而使参考文献更有条理。

首先要新建一个组别（Create Group）——将参考文献批量选择直接拖拽至新组，在EndNote 的预览窗口可以对相应条目进行编辑。

功能三：添加全文

对于已导入的参考文献条目，可以添加相应的PDF全文（点击第二列“回形针”标识可以访问全文链接），获得PDF 全文的途径主要有两种：

1）在线查找、直接添加。

此种方法主要用于已经购买数据库权限的情况。

选择参考文献后，点击右键——选择Find Full Text——找到全文后EndNote 将自动添加PDF 全文。这一功能在批量下载的时候非常便捷！ 

2）将其他途径获得的PDF 全文添加到相应文献中。

点击右键或References菜单——选择File Attachments——选择Attach File进行附件添加。

功能四：设置标签，突出亮点方便日后查阅

Label，将Label栏放到参考文献题录列表，设置好标签后，可以更快地了解文章的亮点，便于日后翻阅

文章越多，越需要管理。

功能五：PDF附件，统一管理，换电脑也可算保持数据库完整

Endnote 数据库包含两个文件：①一个是后缀为「.enl」的 Endnote 文件，用于存放和编辑参考文献题录；②另一个是文件夹，用于存放前面「.enl」文件里参考文献题录的原文等附件。

Edit-Preferences——PDF Handling， 选中Author+Year+tile——

设置好后，会将文献关联PDF附件统一复制到My EndNote Library.Data文件夹内。当需要换一台电脑使用EndNote库时，将这个两个文件拷贝过去就可以无缝对接了

二、科技论文写作中Endnote常见问题解答

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1.为何word中找不到Endnote版块？

有的时候，小伙伴们明明安装了Endnote,但在word中插入参考文献时却找不到Endnote版块，这可怎么办？不要急，不要慌，小编来帮忙：

打开word——选择左上角文件菜单（File）——选择最下角的选项菜单（Options）——选择加载项（Add-ins）——下方管理处（Manage）选择COM加载项——确定——勾选Endnote相关选项——确定。

此时在Word菜单栏会出现Endnote版块啦。

2.如何能在Endnote中快速插入文献？

首先在word中定位需要插入文献的位置，然后在Endnote中选中你要插入的参考文献——插入参考文献。在这里，小编有两种方法教给大家：

方法一：在Endnote上方菜单中直接选择插入引用（Insert Citation）

在 Word 中将光标放在需要引用文献的地方。记住 Word 软件在此期间不能被关闭。

随后，选中想要引用的参考文献，点击工具栏中的后引号图标，回到 Word，我们就发现原来光标的位置出现了引用符号，文末的参考文献列表出现了该条文献的题录。

方法二：回到word中，在Endnote版块下选择插入引用（Insert Citation）——选择插入选择引用（Insert Selected Citation）或者直接按快捷键Control+2

PS:如果你Endnote中没有该文献，可在谷歌镜像网站或百度学术网站中搜索该文章——选择引用——导入链接选择Endnote——下载好后用Endnote打开并选中。

3. 如何在正文中修改插入的参考文献的形式？

通常，正文中默认插入参考文献的形式为（XX et al.,2020），但小编在写作中发现，个别情况下，会要求参考文献只出现年份的形式，例如XX et al (2020) reported that…

此时，我们只需要对原有插入文献进行编辑即可，方法如下：

选中word中的参考文献（XX et al.,2020）——在Endnote版块下选择编辑和管理引用（Edit and Manage Citation）——选择编辑引用（Edit Citation）——选择格式，在下拉框中选择需要的格式：作者（年份）或者不包括作者——确定

4. 如何批量修改参考文献的格式？

小编在写作时常常会边写边插入文献，通常我会随便先随便选择一种杂志的参考文献格式进行插入，但不同的学术期刊往往会要求不同的参考文献样式。因此，我们在投稿的时候，需要按照期刊的要求修改参考文献样式，也就是 Endnote 里的「Style」。常规操作如下：

首先，在Endnote版块下选择导出类型（Output style）下拉菜单——点击选择另一种类型（Select another style）

再根据杂志名称查找所要选择的模式——确认

最后，点击跟新引文和文献目录（Update Citations and Bibliography）

这样之前插入的所有参考文献的格式都会自动变成杂志要求的啦。

国内文章常用的 Style 是国家标准（GB/T 7714）规定的所有中文论文统一使用的参考文献样式，这个样式对于要写学位论文的国内硕博士来说几乎都是要用到的。

可以从Edit-「Output Style」中查找 Endnote 中所有的样式，若无 GB/T7714样式，可在官网上下载，有Chinese Std GBT7714 (author-year).ens（著者－出版年制）和 Chinese Std GBT7714 (numeric).ens（顺序编码制）可供下载。

注意1：记得将下载后的样式复制到Endnote安装文件夹中的Styles文件夹。

注意2：这两个 style 都不能完全满足国家标准的要求，需要自己完善一下。

5.按要求插入参考文献后发现依然有格式错误怎么办？

小编在刚开始投稿时就不怎么注意参考文献这块，以为按照杂志要求插入相应格式参考文献就完事了，可事实上，在我们从网上导入这篇参考文献开始就可能存在一些错误。例如：标题的标点符号确实或乱码、标题中缺个空格、插入后发现缺少卷号或页码等等，这时候就要自己逐个检查进行修改了，操作方法如下：

（1）个别文献存在文字或标点的错误

在Endnote中选中你要修改的参考文献——双击进入修改界面——在标题栏进行相应修改——修改完点右上角X退出——点保存——回到word中——点击跟新引文和文献目录（Update Citations and Bibliography）

（2）所有插入的文献存在格式错误（例如:缺少期号Issue或DOI号）

进入Endnote——选中你要修改的参考文献——点击Edit——选择Output style下拉菜单——选中所需修改的杂志名称（例如Plant Cell）——再点击上方的Edit“Plant Cell”进入引文格式编辑界面

选择文献目录（Bibliography）的模板（Templates）——选择杂志（Journal Article）需要改动的部分进行相应编辑——选择右上角插入菜单（Insert Field）选择需要插入的部分(例如期号Issue或DOI号，Issue外面的括号得自己打哦)

修改完点右上角X退出——点保存——双击所要插入的文献，确认Issue和DOI是否有相关信息，如没有需自行补充完整——回到word中——点击更新引文和文献目录（Update Citations and Bibliography）

6.怎么修改格式都存在问题怎么办？

小编有遇到过一种情况，按照正常操作修改后仍有部分错误的格式或者形式无法更正，小编怀疑是边写作边插入，再加上发给导师各种修改，由于word在不同电脑上打开造成的某种bug。针对这种情况小编也是各种无奈，最终采取了一种最笨的方法，取消Endnote和word之间的链接，手动修改个别错误的地方，毕竟只要修改正确投稿就行了嘛，操作方法如下：

选择Endnote版块下的转换引文和文献目录（Convert Citation and Bibliography）——选择转换为纯文本（Convert to Plain Text）——点击确认——按提示将文档另存为——在参考文献对应位置改动即可。

7、如何删除已引用的参考文献？

操作很简单，一般情况下，直接在 Word 里面删除引用序号就可以了。删除后，Endnote 通常会自动更新引用和参考文献列表。如果没有更新，我们可以点击插件中的「Update Citations and Bibliography」手动更新。但是，似乎对同一句话引用多篇文献的情形不管用。

那对同一句话引用多篇文献的情形，解决办法：我们在插件里选择「Edit & Manage Citation（s）」，然后选择想要删除的参考文献，点击右侧齿轮图标里的「Remove Citation」，就可以具体的删除某一次引用。

8、如何移除 EndNote 标记

在完成所有参考文献格式的编辑 之后，有时候会要求将文档中的 EndNote 格式域去掉，具体操作如下：点 击“Bibliography”栏中的“Convert Citations and Bibliography”旁边下拉三角形符号，选择“Convert to Plain Text”，保存复制版本。

9、插入参考文献时，本该显示为[1],但显示了{Zhao，2017，#253}，解决方法?

1）点instant formatting 选On，在弹出的对话框中点击ignore all

2）点击update citation bibliography ，解决。

注：#253 其实这是文献的record number，即这篇文献是从外部导入Endnote的第253篇文献，每一篇文献都有一个唯一的record number

10、参考文献的序号没有中括号出现（注：其他跟参考文献格式相关的问题，如参考文献名字变为斜体，设置输出全部作者，作者姓大写名字只保留首字母、作者名称格式问题等等，都可以采用类似的方法，在endnote的output styles，选择edit相应的样式）

解决办法：到endnote里面，edit——output styles——edit相应的样式——编辑参考文献–布置–将Bibliography Number.改为[Bibliography Number].即可（记得回到word要更新一下：Update Citations and Bibliography

11、参考文献不缩进（注：其他跟word格式相关的问题如参考文献字体为斜体等，都可

以采用类似的解决办法）

解决办法：（1）打开word–Endnote X9–找到Bibliography右下角那个小三角形—layout– 将Handing indent设置为自己想要的数值（本文选择0.635，space after确定行距：此处选择单倍行距）

（2）打开Endnote–编辑对应的样式–布局–悬挂式段落–全部段落

12、Endnote怎么插入网址类的参考文献?

解决办法：先新建一个文献内容。点击 EndNote 工具栏上的 New Reference 图标，然后在弹出的页面中，将 Reference Type 改成 Web Page，在相应的栏目中填入对应的内容，输入URL。

其他问题：（感觉下面这些问题用处不大吧，等以后用上再学）

在论文编写过程中，利用word统一的对正文中所有参考文献的标号进行修改，改为上标表示。

使用Word脚注、尾注给论文添加参考文献并将编号修改成[1]的方法

在Endnote中如何导入caj文件？

文章分享内容主要来自微信公众号“思影科技”，并在其基础上，加入对其他一些问题的补充。